Een van de pijlers van de duurzaamheidsstrategie van DNS Belgium is dat we een inspirerende werkplek willen zijn, ook in moeilijke tijden. We weten dat het niet voor elk bedrijf even eenvoudig is om flexibel in te spelen op de huidige Covid 19-crisismaatregelen. Daarom leggen we graag uit hoe wij het aanpakken, in de hoop hiermee andere bedrijven te inspireren. Wie vragen heeft of meer details wenst, kan ons contacteren via communications@dnsbelgium.be.
Een goede voorbereiding in rustigere tijden
Een glazen bol hebben we helaas niet, maar we beschikken wel al een aantal jaar over een duidelijk uitgewerkt thuiswerkbeleid en een goede IT-infrastructuur om dat beleid te ondersteunen. Daarnaast hebben we een bedrijfscontinuïteitsplan en een crisiscommunicatieplan klaar voor dit soort situaties. Dat bespaart op crisismomenten een hoop werk en behoedt ons voor paniekreacties: we hoeven slechts de richtlijnen te volgen die we zelf in rustigere tijden hebben opgesteld.
Al onze werknemers werken momenteel fulltime thuis. We houden geen fysieke vergaderingen meer, maar vervangen deze door vergaderingen via verschillende online communicatietools. Tijdens deze thuiswerkperiode noteert iedereen wat er wel en niet goed is verlopen, zodat we ons bedrijfscontinuïteitsplan en ons crisiscommunicatieplan kunnen bijsturen of aanvullen waar nodig.
Gezondheid gaat voor: fysiek én mentaal
Om de verspreiding van het Covid 19-virus tegen te gaan, werkt iedereen bij DNS Belgium sinds 11 maart thuis. We hebben iedereen wel de kans gegeven om extra materiaal op te halen op kantoor, om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken en de fysieke gezondheid niet bijkomend te belasten. Elke werknemer beschikt sowieso over een eigen laptop, maar materiaal zoals een toetsenbord, muis, trackpad, groter scherm, docking station en bijkomende bekabeling of adapters zijn altijd beschikbaar. We vroegen de werknemers wel om het materiaal zelf op te halen en in elkaar te steken. De ICT-dienst was beschikbaar om van op afstand te adviseren. Wie op kantoor iets komt ophalen, laat dit aan de collega’s weten zodat er nooit te veel mensen tegelijk op kantoor zijn.
Een goede work/life balance staat bij DNS Belgium altijd hoog op de agenda, ook in moeilijke tijden. Wij willen niet dat onze werknemers gestresseerd geraken omdat ze moeite hebben om werk en kinderopvang met elkaar te combineren. Wij hebben al onze mensen nodig om DNS Belgium te laten draaien, en dus bieden we hen de flexibiliteit om hun werk te doen op een moment dat het hen uitkomt.
Elke werknemer heeft een andere gezinssituatie, dus iedereen kiest zelf wat hem of haar het best past: bij een werknemer met jonge kinderen is dat misschien ’s ochtends vroeg, tijdens het middagdutje en ’s avonds, bij een werknemer met tieners in huis kan dat vaak gewoon tijdens kantooruren, etc. We vertrouwen erop dat onze werknemers hierin de juiste beslissingen nemen, aangepast aan hun eigen situatie. Daarnaast springen we zeer flexibel om met aanvragen om verlof zonder wedde.
Duidelijke interne communicatie
Over alle bovenstaande maatregelen communiceren we zeer helder en expliciet via e-mail. Hoewel de regeling voor thuiswerk misschien voor de hand liggend lijkt, biedt het werknemers extra geruststelling om dit op mail door de algemeen directeur bevestigd te krijgen.
Omgekeerd vragen we aan onze werknemers om hun leidinggevende en HR goed op de hoogte te houden, zodat we een duidelijk overzicht hebben van wie ziek is, wie aan het werk, wie met verlof….
Geïnspireerd?
Heel wat gezinnen worstelen momenteel met de balans tussen werken en de kinderen opvangen. Wij denken bij DNS Belgium een goede manier te hebben gevonden om hiermee om te gaan. Mocht je nog vragen hebben over ons HR-beleid of zelf een tip met ons willen delen, dan kan dat via communications@dnsbelgium.be.
Met dit artikel ondersteunen wij de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen van de Verenigde Naties.