MVO-jaarverslag 2020

We doen dit op een transparante en ethische wijze en dragen op deze manier bij aan een duurzame ontwikkeling van de samenleving. We houden rekening met de verwachtingen van onze stakeholders en houden ons aan de wettelijke en internationaal erkende gedragsnormen. We streven ernaar om duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen te implementeren in alle aspecten van onze bedrijfsvoering. We trachten onze stakeholders te inspireren en hen te overtuigen aan de slag te gaan met hun eigen duurzaamheid.

De coronacrisis heeft wel een grote invloed gehad op ons bedrijf. Zowel op onze resultaten als op de manier waarop we werkten. De invloed op de resultaten kan je lezen in ons algemeen en financieel jaarverslag. Een groot gedeelte van dit MVO-verslag beschrijft de invloed die de crisis had op onze manier van werken. Daarnaast geven we een overzicht van de projecten met een maatschappelijke impact die we konden realiseren en welke we helaas niet konden realiseren. 

Op vier specifieke punten zijn we echt trots: 

1. de maatregelen die we namen vanaf de eerste dag van de lockdown zodat onze collega’s werk en gezin konden blijven combineren;
2. de lancering van onze registrant verification procedure waardoor we voor het eerst  proactief de veiligheid van onze .be-domeinnaamzone kunnen vergroten;
3. de impact van onze “laptops voor scholen actie” via DigitalForYouth.be; 
4. het behalen van het SDG-Pioneer label, een erkenning voor onze inspanningen van de afgelopen jaren door het United Nations Institute for Training and Research (UNITAR), CIFAL Flanders en VOKA

Inspirerende werkplek

De personeelsleden van DNS Belgium zien we als een van onze belangrijkste stakeholders. Daarom kregen ze in onze duurzaamheidsstrategie een eigen pijler: Inspirerende werkplek.  Op woensdag 11 maart 2020 communiceerden we dat iedereen van thuis uit moest werken. Toen enkele dagen later het hele land in lockdown ging hebben we meteen een aantal verregaande maatregelen genomen om de combinatie werken, kinderopvang, thuisonderwijs en gezin mogelijk te maken. Zo kreeg iedereen de mogelijkheid om op kantoor alle nodige materiaal op te halen zodat de thuiswerkplek zo ideaal mogelijk ingericht kon worden. 
Voor medewerkers met kinderen onder elf jaar voerden we een 50/50 regeling in zodat ze de zorg voor hun kinderen makkelijker konden combineren met hun werk. Van zodra het mogelijk was kenden we ook de regelingen zoals het officiële coronaouderschapsverlof toe. 

Via onze eigen coronaenquêtes en speciaal hiervoor opgezette communicatiekanalen hielden we het mentale welzijn van onze medewerkers in de gaten. Zo konden we onze maatregelen verder afstemmen op hun noden. Van zodra het terug mocht maakten we van het kantoor een plek waar collega’s elkaar, in alle veiligheid, terug konden ontmoeten. 

In 2020 bleef de HR-strategie die we de afgelopen jaren uitgebouwd hebben verder van kracht. Continue feedback, directe communicatie, persoonlijke groei en opleiding stimuleerden we verder. 35 personeelsleden volgden 62 opleidingen, goed voor 513,5 uren opleiding en training. 

Nadat eind 2019 de eerste voorzichtige stappen gezet werden, schakelden we een versnelling hoger in 2020 met de invoering van Sociocratie technieken en principes. Hierbij gaan we uit van de gelijkwaardigheid van alle medewerkers en proberen we onze besluiten ‘in consent’ te nemen. Beslissingen worden genomen wanneer geen enkele aanwezige nog een beargumenteerd bezwaar meer heeft tegen het te nemen besluit. Het doel van deze bestuursvorm is snellere en breder gedragen beslissingen nemen. Alle medewerkers kregen de mogelijkheid om zich in te schrijven op verschillende cursussen en gingen er actief mee aan de slag. Ook qua transparantie werden verdere stappen gezet door o.a. de verslagen van het HR-comité verder openbaar te maken. 

Leider in cybersecurity

Cybersecurity is een van de drie strategische focuspunten van onze registry . Het is onze verantwoordelijkheid dat de .be-, .vlaanderen- en .brussels-domeinnaamzones optimaal blijven functioneren. Sommige websites maken echter bewust of onbewust slachtoffers omdat ze gebruikt/misbruikt worden in phishing aanvallen, als valse webshop of een ander misdrijf. De afgelopen jaren hebben we hard gewerkt om maatregelen te nemen om deze domeinnamen zo snel mogelijk uit de lucht te halen. Deze inspanningen hebben we ook in 2020 onverminderd voortgezet. Zo trokken we 5227 kwaadwillige domeinnamen in. Deze acties zijn reactief, omdat de domeinnaam op dat moment al actief is op het internet. Dat komt omdat een domeinnaam meteen na registratie actief wordt. 

In 2020 kunnen we dankzij een ambitieus project ook proactief optreden. Domeinnamen die op basis van een aantal kenmerken voor verificatie geselecteerd worden door het “registrant verification” mechanisme activeren we niet meer meteen. Daardoor komen ze niet meer automatisch in de zone. We contacteren de domeinnaamhouder met de vraag zich te identificeren. Slechts na verificatie van de identiteit van de eigenaar worden ze geactiveerd en kan de domeinnaamhouder de domeinnaam gebruiken.

De basis voor dit project ligt bij enkele R&D projecten die we de afgelopen jaren uitvoerden en waar we met AI & ML experimenteerden. Om deze beter te coördineren kozen we ervoor om een medewerker vrij te maken om onze inspanningen op het vlak van R&D verder te stroomlijnen. Hij werkt hiervoor samen met verschillende universiteiten en hogescholen in ons land.  

Cybersecurity op het internet vergroten kan alleen door samen te werken met andere partijen. Onze security officer nam zijn rol op als co-chair binnen de CENTR Security working group. Ondanks de coronacrisis slaagde deze working group erin collega’s uit verschillende landen bij elkaar te brengen. Vaak vanop afstand en virtueel, maar de uitwisseling van ideeën en kennis bleef doorgaan. 
Ook binnen België bleven we een actieve rol opnemen in verschillende focusgroepen binnen de Cyber Security Coalition. Daarnaast slaagden we erin een notice & action procedure af te spreken met de Gegevens Beschermingsautoriteit, net zoals de N&A die we reeds jaren met de FOD Economie hebben, waardoor we sneller domeinnamen offline kunnen halen. We zullen proberen de komende jaren deze samenwerkingsprotocollen verder uit te breiden met andere overheidsdiensten.

Digitaal bewustzijn

40% van de Belgen loopt het risico op digitale uitsluiting. Dat bleek uit een studie van de Koning Boudewijnstichting. Dat is de reden waarom we in 2019 DigitalForYouth.be oprichtten. Om de digitale kloof voor jongeren te helpen dichten. In 2020 ondersteunden we de organisatie met 325.000 euro en maakten we het mogelijk voor verschillende van onze collega’s om zich in te zetten voor deze organisatie. 

Met DigitalForYouth.be hebben we een enorme impact gerealiseerd voor jongeren die tijdens de lockdown afgesloten werden van hun school doordat ze geen laptop hadden. In slechts 2 maanden slaagden we er in 14.746 gebruikte laptops in te zamelen bij bedrijven, deze te refurbishen en opnieuw in te zetten voor schoolgaande jongeren. Een enorme operatie die slaagde dankzij de steun van veel bedrijven en organisaties.

Samenwerking loont. En ook daarom werden we actief in de taskforce E-inclusie en het BNP Paribas Fortis Digital Inclusion Ecosystem. In Leuven, stelden we onze expertise graag ter beschikking van “iedereen digitaal”, een e-inclusie initiatief van de stad Leuven en verschillende partners uit het middenveld en de bedrijfswereld. 

We sponsorden de ‘cyber security challenge’, een ‘capture the flag’ wedstrijd voor studenten cybersecurity. We bedachten ook enkele moeilijk te kraken puzzels en opdrachten. Het doel daarvan was de kennis van deze studenten met betrekking tot het DNS protocol en cybersecurity uit te dagen. 

Helaas konden we door de Coronacrisis enkele geplande acties niet realiseren. De ‘technopotty’, een mobiel cyber security escaperoom spel dat we zouden ontwikkelen in samenwerking met Technopolis ging helaas niet door. Ook een van de twee geplande capture the flag cyber security wedstrijden ging helaas niet door. 

Duurzaam ketenbeheer

CO2-voetafdruk 2020

Sinds de start van ons klimaatprogramma in 2017 laten we onze klimaatvoetafdruk berekenen door Ecolife.  Zij maken een rapport met de klimaatvoetafdrukberekening van de activiteiten van DNS Belgium voor het jaar 2020. Dit rapport is opgesteld volgens  Bilan Carbone®, ISO 14064 en het GreenHouseGas (GHG)-Protocol. Het bevat de volgende toepassingsgebieden: 

• scope 1 (directe emissies op het terrein); 
• scope 2 (indirecte emissies door gebruik van elektriciteit);
• scope 3 (indirecte emissies door aankoop, afval en gebruik van producten en diensten, woon-werkverkeer, buitenlandse dienstverplaatsingen, ...). 

Onderstaande tabel toont de klimaatvoetafdruk volgens impactcategorie en ISO-scope. De totale voetafdruk voor 2020 bedraagt 123 ton CO2-eq, wat neerkomt op 3,8 ton per VTE of 72 gram CO2-eq per domeinnaam. Dit laatste komt overeen met de directe brandstofemissies van iets minder dan 475 meter autorijden.
 

Het grootste deel van de klimaatvoetafdruk wordt bepaald door Scope 3 indirecte emissies van voornamelijk vaste materiele activa en mobiliteit (woon-werkverkeer en verplaatsingen met dienstwagens).
Het directe energieverbruik van de gebouwen bevat ook het elektriciteitsverbruik van datacenters (Amazon Web Services (AWS)). De mobiliteit van werknemers bevat naast het woon-werkverkeer ook de privéverplaatsingen met dienstwagens evenals de binnenlandse en buitenlandse dienstverplaatsingen met wagens.

Bij de verwerking van afval wordt er 0,1 ton CO2 vermeden door energierecuperatie van afvalverbranding van restafval (waardoor we emissies van nieuwe elektriciteitsproductie vermijden) en recyclage van papier en PMD (waardoor we emissies van de productie van nieuw papier, plastic en metalen vermijden). Er is slechts een beperkte koolstofvoetafdruk door afvalverwerking door de beperkte aanwezigheid op kantoor. 
Vaste materiele activa kent de lichtste onmiddellijke daling door de coronapandemie, en is nu de voornaamste uitstootpost, met 43,5%. De mobiliteit van werknemers vormt met 42,3% de op een na grootste bijdrage tot de klimaatvoetafdruk. 

Iets minder dan de helft van de klimaatvoetafdruk bestaat uit mobiliteit met de wagen. Doelstelling is om in 2021 een nieuwe car policy te realiseren die inzet op een verdere reductie van deze post. Daarnaast blijven we verder inzetten om de mobiliteitsshift te realiseren.  

In 2020 maakten 17 medewerkers gebruik van de mogelijkheid een fiets te leasen. Voor bezoekers introduceerden we het principe dat ze Blue bike vouchers kunnen verkrijgen als ze met het openbaar vervoer komen. Daarmee kunnen ze de afstand tussen het station en ons kantoor met een huurfiets afleggen. Voor al onze fietsinspanningen kregen we van de fietsersbond de zilveren Cycle Friendly employer award.  

Compensatie

De 123 ton CO2 die we in 2020 produceerden compenseerden we door een gold standard project in Myanmar te steunen. Hierdoor zijn we ook dit jaar weer PAS2060 klimaat neutraal gecertificeerd. 

CENTR sustainability project

Binnen CENTR werkten we samen met EURid (.EU), The Swedish Internet Foundation (.se), Afnic (.fr) en CENTR zelf om een gemeenschappelijke benchmark en model te ontwikkelen waarmee registries hun klimaatvoetafdruk kunnen berekenen. We startten met een vergelijking tussen de vier modellen die de registries gebruiken om hun klimaatvoetafdruk te berekenen. Zo kwamen we tot een gemeenschappelijk model dat toepasbaar is voor al onze collega-registries wanneer ze willen beginnen met de berekening van hun klimaatvoetafdruk. Centr-leden kunnen dat rapport nalezen. Sinds de publicatie ervan hebben verschillende registries interesse getoond in het rapport en het berekenen van hun klimaatvoetafdruk. Een mooi resultaat.

Dialoog met onze stakeholders

Een laatste belangrijk aspect binnen onze strategie is de dialoog met en aandacht voor de belangen van onze stakeholders. Zoals u hierboven al kon lezen zijn de personeelsleden van DNS Belgium een van onze belangrijkste stakeholder groepen. Zij zijn dan ook een volwaardige gesprekspartner in alle facetten van ons bedrijf. Via het Idea comité, dat samengesteld is uit personeelsleden, kan iedereen ideeën indienen. Deze worden door dit comité op hun toegevoegde waarde voor het bedrijf getoetst. Ze houden daarbij rekening met de fundamentele waarden van DNS Belgium. Wanneer de goedgekeurde ideeën te groot zijn om meteen als taak uitgevoerd te worden, worden ze overgedragen het projectcomite voor verder realisatie. 
De verschillende pijlers van onze duurzaameidstrategie worden opgevolgd door werkgroepen samengesteld uit personeelsleden. Dat is ook het geval voor het fiesta comité en het DNS awards team. 

Een tweede belangrijke stakeholdergroep zijn onze registrars . Zij verkopen de .be-, .vlaanderen- en .brussels-domeinnamen. Zij hebben met Bereas, hun belangenvereniging, een permanente vertegenwoordiger in onze raad van bestuur. Daarnaast houden wij jaarlijks 2 – 3 registrarforums. Ook tijdens de pandemie zijn deze doorgegaan, weliswaar online. 

Via het bestuursorgaan bestaat de dialoog met de leden van onze vzw, allen organisaties die het belang bewaken van goed functionerende Belgische domeinnaamzones. DNS Belgium heeft een actief en goed functionerend bestuursorgaan. We blijven ook investeren in de goede contacten met de verschillende overheden van ons land zodat we ook hun belangen mee kunnen nemen in onze strategische beslissingen.