Hoe werkt e-mail?
Een e-mail is een digitaal document, dus bits en bytes, dat iemand verstuurt naar je e-mailadres. Dat kan een document zijn in gewone tekst ('platte tekst'), of met tekstopmaak zoals headers, tabellen, afbeeldingen, enz. ('html mail').
Het bestand gaat via de digitale route naar je mailserver. Dat is een programma op een computer dat zich specifiek met mail bezighoudt, en die server zal meestal bij je mailprovider staan. Daar is voor jou een ruimte voorzien, en het is je mailprovider die bepaalt hoe groot die is (5 GB is standaard).
Op die ruimte blijft de mail wachten tot je computer verbinding legt met de mailserver. Vervolgens kan je de mail lezen, waarbij je de keuze hebt om een kopie van de mail op de server te laten staan, of de mail naar je eigen computer te downloaden.
Wat is het verschil tussen een e-mailadres en een mailbox?
Een e-mailadres is een etiket, dat op de verzonden mail geplakt wordt, zodat de postbode (het mailprotocol) weet op welk adres hij de mail moet afleveren. Maar daar moet wel een fysieke brievenbus zijn, waar hij de brief of mail kan instoppen. Dat is dan de mailbox.
Bij de meeste ISP's zoals Telenet, Proximus, … krijg je bij je internetabonnement één of meerdere mailboxen van een bepaalde grootte. Je kan echter ook bij een externe e-mailprovider een of meerdere mailboxen huren.
Hoe kan je een mailadres op eigen domeinnaam creëren?
Een eigen domeinnaam is een absolute must voor elk bedrijf, voor elke organisatie, en ja, ook voor elke privépersoon. Want zo blijf je voor altijd baas van je identiteit, je hele digitale leven lang. Een domeinnaam registreer je bij een registrar of domeinbedrijf. Er zijn enorm veel mogelijkheden om een goed klinkende, catchy domeinnaam voor jezelf of je bedrijf te bedenken. Kies voor de landenextensie .be, .vlaanderen, .brussels, of een van de vele leuke extensies zoals .bike, .guru, .xyz, .immo, enz.
En zodra je je eigen domeinnaam hebt, voor jezelf, je organisatie of je bedrijf, dan kan je daar ook e-mailadressen bij creëren, bij sommige bedrijven zelfs een onbeperkt aantal adressen. Dit heeft de volgende voordelen:
- Creëer een mailadres op jouw naam. Verander je morgen van provider (je gaat van Telenet naar Proximus bijvoorbeeld) dan blijft je mailadres onveranderd. Je hele digitale leven lang!
- Nog maar pas begonnen met je bedrijf? Creëer mailadressen zoals boekhouding@mijnbedrijf.be of verkoop@mijnbedrijf.be. Laat alle mails doorverwijzen naar je gewone inbox. Zo weet je echter meteen waarover de mail gaat. En later, wanneer je echte medewerkers op die afdelingen hebt zitten, kan je die mailadressen gewoon behouden.
- Maak mailadressen aan op naam van de medewerkers van je bedrijf zoals rik.ringers@mijnbedrijf.be
- Je kiest de domeinnaam zelf. Die zal uniek zijn. En dus kan je ook volkomen vrij je mailadressen kiezen. Je moet geen genoegen meer nemen met jean1242@mail.com, omdat er al 1241 Jeans je voorgegaan zijn! Neen: kies jean@mijnbedrijf.be!
- Je bent en blijft de baas over je domeinnaam en bijhorende mailadressen. Wanneer morgen de gratis mailprovider van naam verandert of er mee ophoudt, moet je niet al je klanten verwittigen - met het gevaar hen kwijt te spelen!
De registratie van een domeinnaam kost je meestal niet meer dan 50 tot 100 euro per jaar- vaak zelfs veel minder. Denk je echt dat je klanten je bedrijf voor vol zullen aanzien, met een gratis en vaak obscuur e-mailadres zoals jan.janssen12743@gmail.com op je visitekaartje, als zij beseffen dat je zelfs deze minieme kost niet wil/kan besteden voor je eigen duidelijke identiteit?