Comme nous envoyons de plus en plus nos factures sous forme électronique, le risque de fraude augmente. Une des méthodes les plus courantes : un fraudeur vous envoie une fausse facture, portant son propre numéro de compte. Comment reconnaître ce type de fraude ? Suivez nos conseils !
Fraude à la facture : faux numéro de compte
Dans un cas de fraude à la facture, un collaborateur du service financier d’une entreprise est insidieusement invité à verser de l’argent sur le compte du fraudeur. En général, ce dernier utilise de fausses factures. Exemple :
- Els travaille à la comptabilité d’une entreprise de construction. Elle reçoit un mail venant de la société Cimentrapide, un fournisseur habituel.
- Dans le mail, on demande de payer la facture jointe mais sur un nouveau numéro de compte parce que Cimentrapide a changé de banque.
- Tout paraît en ordre sur la facture et Els la paie donc sur le nouveau numéro indiqué.
- A posteriori, il apparaît que le fraudeur a falsifié la facture et que le numéro de compte habituel a été remplacé par celui du fraudeur.
- Résultat : l’argent a disparu !
Comment reconnaître une fraude à la facture ?
En cas de fraude à la facture, c’est très simple : chaque demande de paiement dont le numéro de compte indiqué est différent de celui qui est enregistré dans votre application de banque en ligne doit être considérée comme suspecte. Cela vaut aussi bien pour les particuliers que pour les entreprises, petites ou grandes, et quel que soit le montant (petit ou grand).
Prenez quelques précautions pour éviter les fraudes à la facture
Quelques précautions élémentaires suffisent pour réduire le risque de ce genre de fraude. Le meilleur moyen de se défendre est de suivre une procédure rigoureusement définie pour le traitement et le paiement des factures, combinée à une bonne dose de vigilance. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre en tant qu’entreprise ou collaborateur.
En tant qu’entreprise :
- Sensibilisez vos équipes à l’existence de ces types de fraude et apprenez-leur à les reconnaître.
- Demandez à vos collaborateurs d’être toujours très prudents face à des demandes de paiement et de vérifier systématiquement si elles ne comportent pas d’irrégularités.
- Etablissez des procédures internes pour les paiements. Convenez par exemple que si une demande de paiement est envoyée par mail, elle doit obligatoirement faire l’objet d’un contrôle afin d’en vérifier l’authenticité. Ou que les paiements dépassant certains montants nécessitent une autorisation supplémentaire.
- Vérifiez l’information sur votre site web. La transparence, c’est bien, mais trop d’informations peut être dangereux. Les tiers ne doivent pas savoir qui sont vos fournisseurs par exemple.
- Eduquez vos collaborateurs pour qu’ils ne soient pas trop ‘bavards’ sur les réseaux sociaux.
En tant que collaborateur :
- Ne vous fiez pas aveuglément à l’adresse mail qui s’affiche sur la ligne « De » car une contrefaçon est très facile à faire. Les fraudeurs imitent à la perfection la présentation et le logo de votre fournisseur dans le mail.
- En cas de doute, consultez un collègue compétent.
- Elaborez une directive exigeant la confirmation du compte bancaire et du bénéficiaire pour les paiements dépassant un certain montant.
- Si vous recevez une demande de changement des données de paiement, demandez d’abord une confirmation à l’entreprise concernée. Pour ce faire, n’utilisez pas les données figurant sur la lettre, le fax ou le mail que vous avez reçu, mais bien les coordonnées de contact que vous utilisez habituellement lorsque vous correspondez avec cette entreprise.
- Il est toujours bon d’avoir les données d’une personne de contact attitrée dans les entreprises en faveur desquelles vous effectuez régulièrement des paiements.
- Ne partagez aucune information concernant votre employeur, la hiérarchie de l’entreprise, la sécurité ou les procédures. Et soyez particulièrement vigilant sur les réseaux sociaux !
- Suivez également nos conseils dans l’article sur la fraude au CEO
N’oubliez pas : chaque tentative de fraude est un délit. Même si vous êtes assez fûté pour reconnaître une fraude et ne pas répondre à la demande de paiement, il est toujours préférable de signaler une tentative de fraude. Vous aiderez ainsi la police à suivre la piste des fraudeurs et contribuerez à éviter que d’autres en soient victimes !
Avec cet article, nous contribuons à réaliser ces objectifs de développement durable de l’Organisation des Nations Unies.